Trebaš napraviti sažetak ogromne količine podataka i poslati izvješće drugom odjelu do kraja radnog dana? Za to će ti pomoći pivot tablice, odličan alat u Microsoft Excelu koji radi gotovo sav posao za tebe bez upotrebe ikakvih formula. U nastavku nauči neke trikove da bi ti posao bio još lakši:
- Prvo provjeri podatke
Iako će na prvu biti primamljivo što brže kreirati pivot tablicu i završiti s poslom, ipak prije toga provjeri i počisti podatke kako ne bi kasnije morao gubiti vrijeme na traženje gdje je došlo do greške. Najvažnije je provjeriti da nigdje nemaš u početnoj tablici prazni redak ili stupac. Uz to, trebat će ti minimalno tri stupca za analizu koja imaju svoje jedinstvene nazive unesene u jednom retku.
- Prikaži podatke još jasnije – izračunavanje postotka
Pomoću pivot tablica možeš vrlo brzo bez korištenja ikakvih formula izračunati ukupan zbroj brojčanih podataka. No da bi si još dodatno olakšao posao možeš saznati koliki je postotni udio svakog podatka u recima u ukupnom zbroju. To ćeš učiniti tako da u pivot tablici obilježiš stupac koji prikazuje brojčani iznos za svaki pojedini redak, klikneš desnu tipku miša i odabereš iz padajućeg izbornika Pokaži vrijednost kao – % sveukupne vrijednosti. Sada će se broj prikazati kao postotak u ukupnom zbroju koji će imati vrijednost 100%.
- Testiraj ispravnost pivot tablice
Da bi izbjegao potencijalne greške u podacima koje će pokazati pivot tablica, prije nego napraviš službeni izvještaj prvo ju testiraj na nekim podacima koje možeš brzo provjeriti. To ćeš napraviti tako što ćeš u polje Vrijednost postaviti bilo koji stupac koji sadrži tekstualne podatke kako bi pivot tablica izračunala koliko redaka takvih podataka imaš u tom stupcu. Ako brojka odgovara, pivot tablica je ispravna i možeš nastaviti s izradom izvještaja.
Nadamo se da će ti ovi trikovi služiti da si još više olakšaš posao koristeći pivot tablice u Microsoft Excelu.
