https://www.freepik.com/free-photo/group-people-working-out-business-plan-office_5495114.htm
Sastanci su integralni deo svake kompanije i predstavljaju priliku za važne diskusije, donošenje odluka i aktivno uključivanje svih članova tima. Razmena ideja stub je svakog uspešnog biznisa i efikasno sredstvo koje jača timski duh i unapređuje korporativnu kulturu i identitet. Međutim, ne daje svako održavanje sastanka rezultate, naprotiv. Sastanci često mogu da budu neproduktivni, predugi, a na kraju se pretvore u klasično gubljenje vremena.
Kako biste izbegli neke od uobičajenih zamki organizovanja sastanaka, predstavljamo vam korisne savete koji vam mogu pomoći da pripremite i organizujete što efektnije poslovne sastanke.
Adekvatan plan sastanka
Vođenje sastanaka zahteva, između ostalog, pažljvo planiranje, što znači da morate temeljno pripremiti vaš sastanak. Izrada plana će vam pomoći da održite tok sastanka i fokusirate se na unapred pripremljene teme. Kako biste lakše isplanirali izgled vašeg sastanka, zapitajte se koja je svrha sastanka, izlistajte sve aktuelne teme o kojima želite da razgovarate i saznajte koje su to eventualne odluke koje mogu proizići iz ovog sastanka. Nakon što sastavite dnevni red, prosledite ga svim učesnicima zajedno sa pozivom za sastanak, kako bi se na vreme pripremili za teme o kojima će biti reč.
Razmena ideja kroz otvorenu komunikaciju
Cilj svakog sastanka je kvalitetna razmena ideja među članovima tima i propagiranje otvorene komunikacije. Dvosmerna komunikacija je ključ uspeha svake kompanije, a vođa sastanka bi trebalo da pokreće diskusiju i uključuje sve koji su prisutni. Time ćete staviti do znanja da cenite mišljenje svih članova i svakome dati jednaku šansu da iskaže svoje mišljenje bude aktivan u donošenju važnih odluka. Efikasna bela magnetna tabla neizostavni je inventar svakog sastanka i može vam pomoći prilikom prezentacije ideja, kao i za beleženje ključnih tačaka tokom sastanka. Organizator sastanka takođe ima i ulogu medijatora u trenucima kada dođe do sukobljavanja mišljenja i potencijalnog konflikta, te da obezbedi kvalitetnu diskusiju i pozitivnu atmosferu.
Obratite pažnju na vreme
Prilikom planiranja sastanka, pokušajte da navedete i okvirno vreme za svaku navedenu temu, kao i vreme ukupnog trajanja sastanka. Na taj način ćete kada jednom počne sastanak, imati kompas koji će vas stalno podsećati na ograničenje i time vraćati fokus na bitne teme. Vreme je u biznis svetu najvrednija roba i moramo ga efikasno upotrebljavati kako bismo postigli željeni cilj. U toku nekih važnih i žustrih diskusija često izgubimo pojam o vremenu, zato je važno da organizator vrati sve učesnike na kolosek i pobrine se da sve bude pod kontrolom. Ukoliko vam je teško da tokom vašeg izlaganja ispratite koliko je tačno vremena prošlo, možete da uključite tajmer na telefonu koji će vas podsetiti da misao privedete kraju i polako pređete na sledeću tačku. Predugi sastanci mogu izazvati kontraefekat kod prisutnih i tako na kraju stvoriti negativan utisak o vašem projektu i kompaniji.
Kako održati fokus i koncentraciju?
Jasno definisani ciljevi svojevrsni su putokaz koji pomaže svim učesnicima da ostanu fokusirani i produktivni tokom sastanka. Kada su ciljevi transparentni, lakše je usmeriti diskusije na bitne tačke i držati se predviđenog plana. Vođa sastanka je ključna ličnost koja usmerava tok razgovora, postavlja relevantna pitanja i svakom članu pruža mogućnost da izrazi svoje mišljenje. Ukoliko primeti da neko od pristunih nije dovoljno uključen, trebalo bi da ga podstakne na razgovor i određenim pitanjima ili komentarima navede da uzme ulogu aktivnog učesnika. Na taj način održava se fokus članova i postiže visoka efikasnost sastanka.
Beleškama zaokružite priču
Vođenje beleški tokom sastanka ima različite benefite za sve prisutne, stoga ne smemo zanemariti ovaj korak. Beleške su dragocen dokument koji prikazuje sve bitne odluke koje su donete tokom sastanka, kao i planirane akcije koje će se sprovoditi u narednom periodu. Nakon sastanka, obavezno prosledite svim prisutnima ove beleške, kao i onima koji su izostali, jer će im ovaj dokument biti od velikog značaja za dalji rad i preduzimanje predstojećih koraka. Beleške će vam služiti kao smernice za kreiranje plana projekta i svih zasebnih zaduženja, i služiti vam kao podsetnik pred naredni sastanak.
Činjenica je da efikasno vođenje poslovnih sastanaka zahteva vreme i praksu, ali pre svega podrazumeva detaljnu pripremu i pažljivo praćenje tokom njihovog izvođenja. Podsticanje otvorene komunikacije, transparentnost informacija i adekvatno upravljanje vremenom neke su od neizostavnih stavki koje kvalitetno realizovan sastanak sadrži. Budući da su sastanci ključni za uspeh i razvoj jedne kompanije, rukovodioci timova i menadžeri moraju neprestano raditi na veštinama prezentovanja ideja, usmeravanja diskusije i podjednakog uključivanja svih pojedinaca.
